Nicht erst seit der „Corona-Krise“ arbeiten viele Arbeitnehmer im Homeoffice bzw. an einem mobilen Arbeitsplatz. Um das Arbeiten außerhalb der betriebsinternen Büroräume gesetzes- und normkonform zu gestalten, sind einige Maßnahmen zu ergreifen.
Gesetzeskonforme Arbeitsplätze
Der Gesetzgeber hat verschiedene Vorgaben an Arbeitgeber zum „Schutz von Leben und Gesundheit“ formuliert. Zu den gesetzlichen Vorgaben zählen unter anderem
die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
das Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Eine vollständige Umsetzung aller Vorgaben ist abhängig von der Art des Arbeitsplatzes.
Eine Unterscheidung zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten wurde bereits in einem weiteren Blogbeitrag erläutert.
Was ist bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes zu beachten?
Gefährdungsbeurteilung für Bildschirmarbeitsplätze: Welche Gefährdungen für die Gesundheit sind vorhanden und welche Maßnahmen werden getroffen um die Gefahren zu verringern?
Einrichtung und räumliche Gegebenheiten: Muss Mobiliar gestellt werden? Welche Hard und Software wird benötigt?
Datenschutzregelungen treffen: Welche Richtlinien gelten für die Arbeit außerhalb der festen Büroräume und sind diese ausreichend?
Arbeitszeiten und Erreichbarkeit: Gibt es betriebliche Vorgaben zu den Arbeitszeiten und zur Erreichbarkeit für Kunden und Mitarbeiter?
Normkonforme Arbeitsplätze
Nahezu jede Managementsystemnorm fordert ein risikobasiertes Denken und auch in Ausnahmesituationen funktionierende Prozesse. Das Bedeutet für das Unternehmen, dass die Faktoren zu bestimmen sind, die eine Abweichung von den vorgesehenen Ergebnissen bewirken können (vgl. DIN EN ISO 9001:2015, Kap. 0.1 „Einleitung – Allgemeines“). Ebenso muss das Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um Risiken zu minimieren (vgl. DIN EN ISO 9001:2015, Kap. 6.1.1). Diese Maßnahmen müssen auf ihre Wirksamkeit geprüft, bewertet und bei Bedarf angepasst werden (vgl. DIN EN ISO 9001:2015, Kap. 6.1.2).
Ein gutes Mittel zur Überprüfung und Bewertung der getroffenen Maßnahmen aus der Norm und der Vorgaben aus Gesetzen sind interne Audits (vgl. DIN EN ISO 9001:2015, Kap. 9.2).
Internes Audit im Homeoffice
Entsprechend der festgelegten Auditziele werden die Themenbereiche und die Kriterien bestimmt. Dabei sollten gesetzliche Vorgaben ebenso im Fokus stehen, wie betriebsinterne Verfahrens- und Arbeitsanweisungen.
Folgende Themenbereiche sind in einem internen Audit zu betrachten: (1)
Rechtliche Vorgaben: Arbeitsschutz- und Arbeitszeitgesetz, Arbeitsstättenverordnung, Vorschriften von Berufsgenossenschaften
Datenschutz und Datensicherheit: DSGVO, BDSG, Vorgaben zu IT-Sicherheit, TOM
Gesundheit am Arbeitsplatz: Ergonomie, Mitarbeiterzufriedenheit, soziale Aspekte
Sicherheit am Arbeitsplatz: Gefährdungsbeurteilungen, Arbeitsumfeld, räumliche Gegebenheiten
Betriebliche Regelungen: Betriebsvereinbarungen, Richtlinien für Homeoffice oder mobiles Arbeiten, allgemeine Arbeitsdurchführung, Arbeits- und Verfahrensanweisungen
Unsere Leistungen
Wir unterstützen Sie gerne bei der Feststellung der Konformität der Arbeitsplätze außerhalb Ihrer Büroräume. Unsere Leistungen sind so individuell, wie Ihr Unternehmen. Je nach Bedarf unterstützen wir Sie von der Erarbeitung diverser Richtlinien, über deren Einführung und das interne Audit bis hin zur Verbesserung. Jede Leistung kann einzeln oder als gesamtes Paket gebucht werden.
